Daugelyje Lietuvos įmonių personalo administravimas veikia tol, kol veikia vienas konkretus žmogus. Jis žino, kurie dokumentai dar nepateikti, kada baigiasi darbuotojo leidimas dirbti, kuriam kandidatui reikia perskambinti ir kas pirmadienį pradeda darbą objekte. Kol šis žmogus darbe – viskas juda. Kai jis suserga ar išeina atostogų – procesai sustoja.
Tai nėra kaltinimas HR specialistams. Dažniausiai jie dirba puikiai. Problema – ne žmogus, o tai, kaip aplink jį sudėliota sistema.
Ką apie tai sako HR analitikai
Vienas žinomiausių pasaulio HR analitikų Josh Bersin jau keletą metų kalba apie „sisteminį HR“ (angl. Systemic HR). Pagrindinė jo mintis paprasta: jokia HR praktika neegzistuoja atskirai. Atranka, įdarbinimas, dokumentai, adaptacija ir darbuotojų išlaikymas yra viena grandinė – ir kai ji suskaidyta į atskirus, tarpusavyje nesusijusius gabalus, kiekviena grandis tampa silpnąja vieta.
Bersin šią mintį pirmiausia taiko didelėms organizacijoms, kuriose HR skyriai išskaidyti į atskiras specialistų „salas“. Tačiau mažose ir vidutinėse įmonėse ta pati problema atrodo dar aštriau: čia „sala“ dažnai yra vienas žmogus. Visas įdarbinimo procesas – nuo skelbimo iki pirmos darbo dienos – gyvena jo galvoje, pašto dėžutėje ir Excel lentelėje.
Kaip tai atrodo praktikoje
Įsivaizduokite vidutinio dydžio gamybos ar statybos įmonę. Personalo reikalus tvarko viena HR vadovė. Vieną savaitę ji suserga trims dienoms. Per tas tris dienas:
- du kandidatai, kurie laukė atsakymo, priima kitų darbdavių pasiūlymus;
- naujo darbuotojo iš trečiosios šalies dokumentų paketas lieka nepateiktas, o darbo pradžia nusikelia;
- brigadininkas skambina klausdamas, kada ateis žadėti žmonės, bet atsakymo niekas neturi.
Nė viena šių problemų atskirai nėra didelė. Tačiau kartu jos reiškia, kad trijų dienų liga virsta kelių savaičių atsilikimu. O sektoriuose, kuriuose dirbame – statybose, transporte, logistikoje, gamyboje, žemės ūkyje – laikas tiesiogiai virsta pinigais: vėluojantis objektas, nepristatytas krovinys, neišnaudotas gamybos pajėgumas.
Atostogos nėra netikėtumas – jos įrašytos įstatyme
Ligos suplanuoti neįmanoma. Tačiau atostogos yra visiškai nuspėjamos. Pagal Lietuvos Respublikos darbo kodeksą, dirbant penkias dienas per savaitę, darbuotojui priklauso ne mažiau kaip 20 darbo dienų kasmetinių atostogų, o bent viena jų dalis negali būti trumpesnė nei 10 darbo dienų.
Kitaip tariant, įstatymas garantuoja, kad bent dvi savaites iš eilės per metus jūsų HR specialisto darbe nebus. Jei procesai sukurti taip, kad be jo neveikia, tai ne rizika – tai užprogramuotas sustojimas.
Dažnai įmonės šią problemą „sprendžia“ nukeldamos svarbius įdarbinimus po atostogų arba prašydamos HR specialisto būti pasiekiamo atostogų metu. Nė vienas šių sprendimų ilgai neveikia: pirmuoju atveju prarandami kandidatai ir terminai, antruoju – perdegęs žmogus, kurį vėliau teks pakeisti.
Kodėl ši rizika dažnai nematoma
Priklausomybė nuo vieno žmogaus retai būna sąmoningas sprendimas. Ji susiformuoja pamažu:
- Žinios nėra užrašytos. Kaip pateikti dokumentus Migracijos departamentui, kokius terminus sekti, su kuriais kandidatais jau kalbėta – visa tai žino vienas žmogus.
- Procesai nėra standartizuoti. Kiekvienas įdarbinimas atliekamas „kaip pernai“, o ne pagal aiškų, visiems prieinamą planą.
- Nėra kam perimti. Net jei įmonėje yra kitų administracijos darbuotojų, jie neturi nei laiko, nei kompetencijų perimti atrankos ar migracijos procesų.
Kol viskas veikia, šios rizikos nesimato. Jos išryškėja tik tada, kai kas nors nutinka – o tada jau būna per vėlu.
Kaip sukurti sistemą, o ne priklausomybę
Pirmas žingsnis – įvertinti, kurie procesai šiandien sustotų, jei jūsų HR žmogaus nebūtų dvi savaites. Dažniausiai tai:
- Kandidatų komunikacija. Kas atsako kandidatams ir kaip greitai?
- Dokumentai ir migracija. Kas seka leidimų terminus ir pateikimus?
- Naujų darbuotojų pradžia. Kas suderina pirmą dieną, instruktažus, sutartis?
- Einamoji administracija. Kas atsako vadovams ir darbuotojams?
Antras žingsnis – šiuos procesus aprašyti taip, kad juos galėtų tęsti kitas žmogus. Ne storą vadovą, o aiškų kontrolinį sąrašą su terminais ir atsakingais asmenimis.
Trečias žingsnis – nuspręsti, kas tą „kitą žmogų“ atstos. Mažai ar vidutinei įmonei samdyti antrą HR specialistą vien dėl atostogų dažniausiai neapsimoka. Todėl vis daugiau įmonių renkasi išorinį partnerį, kuris perima dalį arba visą įdarbinimo grandinę ir veikia kaip komanda, o ne kaip vienas asmuo.
Kaip tai sprendžiame NoomaHR
NoomaHR dirba su statybos, transporto, logistikos, žemės ūkio ir gamybos įmonėmis Lietuvoje ir Vokietijoje. Perimame tas proceso dalis, kurios dažniausiai sustoja, kai vidinis HR žmogus nepasiekiamas:
- randame ir atrenkame darbuotojus;
- sutvarkome dokumentus, įskaitant trečiųjų šalių piliečių įdarbinimą;
- sekame terminus ir komunikuojame su visomis pusėmis;
- pasirūpiname naujų darbuotojų pradžia ir administracine dalimi.
Svarbiausia – mūsų darbas nepriklauso nuo vieno žmogaus grafiko. Kai kas nors iš mūsų komandos atostogauja, procesas tęsiasi. Jūsų HR specialistas gali ramiai išeiti atostogų, o jūs – nebijoti, kad per tą laiką sustos įdarbinimai.
Apibendrinant
Jei jūsų įmonėje personalo procesai laikosi ant vieno žmogaus, klausimas ne „ar“ jie sustos, o „kada“. Liga, atostogos ar išėjimas iš darbo – normalios gyvenimo situacijos, o ne netikėtumai. Įmonės, kurios tai supranta, kuria procesus aplink sistemą, o ne aplink konkretų asmenį.
Norite įvertinti, kurios jūsų įdarbinimo proceso dalys labiausiai pažeidžiamos? Susisiekite su NoomaHR – kartu peržiūrėsime jūsų situaciją ir pasiūlysime, ką galime perimti.