Tokias situacijas įmonėse matome dažnai: kandidatas rastas, sąlygos aptartos, komanda laukia naujo darbuotojo, tačiau įdarbinimas nėra toks greitas, kaip norėtųsi. Dažniausiai procesą pristabdo ne pats žmogus, o detalės – trūkstami dokumentai, neaiškūs terminai, vidiniai derinimai ar migracijos klausimai.
Šiame straipsnyje – praktinis kontrolinis sąrašas, kuris padės pasiruošti įdarbinimui taip, kad dokumentai netaptų priežastimi, dėl kurios darbuotojo pradžia nusikelia dar savaitei.
Kodėl dokumentai stabdo net ir paprastą įdarbinimą
Vietinio darbuotojo įdarbinimas Lietuvoje nėra sudėtingas – tačiau jis turi aiškią seką ir terminus. Problemos kyla ne dėl to, kad dokumentų daug, o dėl to, kad:
- niekas nėra atsakingas už visą sąrašą nuo pradžios iki pabaigos;
- dokumentai prašomi dalimis, o ne visi iš karto;
- terminai sužinomi tada, kai jie jau beveik praėję;
- vidiniai derinimai (parašai, patvirtinimai) nėra suplanuoti.
Įdarbinant užsieniečį ši seka tampa ilgesnė ir priklauso nuo institucijų – todėl čia klaidos kainuoja dar brangiau.
Pagrindiniai žingsniai įdarbinant darbuotoją Lietuvoje
- Darbo sutartis. Pagal Lietuvos darbo kodeksą darbo sutartis sudaroma raštu. Ją verta paruošti iš anksto, kad pirmą darbo dieną nereikėtų laukti parašų.
- Pranešimas „Sodrai“. 1-SD pranešimas apie darbuotojo draudimo pradžią turi būti pateiktas ne vėliau kaip prieš vieną darbo dieną iki darbo pradžios. Pavėluotas pranešimas laikomas nelegaliu darbu.
- Darbuotojų saugos ir sveikatos instruktažas. Ypač statybose, gamyboje ir transporte – būtinas prieš pradedant darbą.
- Sveikatos ir kvalifikacijos dokumentai. Priklausomai nuo pozicijos – pavyzdžiui, vairuotojams reikalingi atitinkamos kategorijos ir profesinės kompetencijos dokumentai.
- Išbandymo terminas. Jei jį taikote, susitarimas turi būti įrašytas sutartyje. Darbo kodeksas numato, kad išbandymo terminas negali būti ilgesnis nei trys mėnesiai.
Papildomi žingsniai įdarbinant užsieniečį
Jei darbuotojas yra trečiosios šalies pilietis, prie šio sąrašo prisideda teisę dirbti Lietuvoje patvirtinantys dokumentai. Prašymai teikiami per Migracijos departamento sistemą MIGRIS, o procesas gali užtrukti savaites ar net mėnesius.
Todėl čia svarbiausia taisyklė paprasta: migracijos dokumentų tvarkymą pradėkite kuo anksčiau – geriausia lygiagrečiai su atranka, o ne po jos. Jei jūsų pozicija įtraukta į Užimtumo tarnybos trūkstamų profesijų sąrašą, procedūra gali būti paprastesnė – tai verta pasitikrinti prieš pradedant.
Kontrolinis sąrašas: kad dokumentai nestabdytų darbo pradžios
- Sudarykite vieną dokumentų sąrašą kiekvienai pozicijai. Vairuotojui, statybininkui ar gamybos darbuotojui reikalingi skirtingi dokumentai – turėkite paruoštą šabloną.
- Paprašykite visų dokumentų vienu kartu. Kandidatas turi gauti aiškų sąrašą ir terminą, o ne kelis atskirus prašymus.
- Paruoškite sutartį iki kandidato sutikimo. Kai sąlygos žinomos, sutarties projektas gali laukti tik parašo.
- Įrašykite terminus į kalendorių. „Sodros“ pranešimas, instruktažas, leidimų galiojimo pabaiga – viskas turi turėti datą ir atsakingą žmogų.
- Suplanuokite vidinius parašus. Kas pasirašo sutartį ir kada – ypač jei vadovas dažnai būna objektuose ar išvykęs.
- Užsieniečiams – pradėkite anksčiau. Migracijos dokumentai turi judėti lygiagrečiai su atranka.
Kaip tai sprendžiame NoomaHR
NoomaHR padeda įmonėms dokumentų procesus susidėlioti aiškiau – kad jie netaptų priežastimi, dėl kurios darbuotojo pradžia nusikelia:
- paruošiame dokumentų sąrašus pagal poziciją ir sektorių;
- surenkame ir patikriname dokumentus iš darbuotojų;
- sutvarkome trečiųjų šalių piliečių įdarbinimo dokumentus;
- sekame terminus ir primename, kas ir kada turi būti atlikta.
Apibendrinant
Dokumentai retai būna didelė problema – dažniausiai problema yra tai, kad niekas jų nesuplanavo iš anksto. Aiškus sąrašas, terminai ir atsakingas žmogus leidžia įdarbinti greitai ir be teisinių rizikų.
Norite, kad dokumentai nebestabdytų naujų darbuotojų pradžios? Susisiekite su NoomaHR – perimsime dokumentų procesą ir seksime terminus už jus.